Maatwerk Software of Spreadsheet?

Gepost 10 sept 2015

Bij maatwerk programma's denkt je al vaak direct aan grote automatiseringsprojecten. Maar het zijn juist de kleine dingen die over het hoofd worden gezien. Ga maar eens na hoeveel spreadsheets er binnen het bedrijf gebruikt worden. Deze kunnen vaak handig zijn, maar er kleven nogal wat nadelen aan. Ze zijn vaak niet gebruikersvriendelijk, niet of nauwelijks gedocumenteerd en hebben geen enkele controle van de ingevoerde waarden. Voor deze spreadsheets kan op eenvoudige wijze een maatwerk programmaatje worden gemaakt dat niet deze nadelen heeft. Zulke programma's kosten in de regel niet meer dan 100 - 500 euro, afhankelijk van de grootte en de wensen van de klant. Je kunt ook meerdere spreadsheets samenvoegen in een groot programma,dat voor iedereen op een gemakkelijke en duidelijke wijze toegankelijk is.

Ongemerkt kunnen er in een spreadsheet vele fouten optreden met catastrofale gevolgen. Deze fouten kunnen het gevolg zijn van:

• De flexibiliteit van spreadsheets
  Even een kolom of een rij er bij plakken. Kloppen de uiteindelijke resultaten nog steeds, Is de kolom waar ik naar kijk wel de juiste'?
• Verbergen van kolommen
  Dit heeft het gevaar dat de verkeerde kolom wordt uitgelezen, vooral als iemand niet op de hoogte was dat er bepaalde kolommen verborgen zouden zijn
• Kopieren van cellen
  word de formule of alleen de waarde gekopieerd. Klopt de gekopieerde formule nog steeds of verwijst deze naar de verkeerde cellen. Hier worden zeer veel fouten mee gemaakt.

Een spreadsheet wordt handmatig gemaakt, bewerkt en vervolgens verspreid via email. Net zoals bij alle handelingen die met de hand worden gedaan, maakt dit ze gevoelig voor fouten. Denk maar eens aan data in verkeerde cellen plakken, een verkeerde formule toepassen of typefouten. Het maakt daarbij niet uit hoe ervaren de gebruiker is. Spreadsheets gaan ook vaak een eigen leven leiden en zwerven door de organisatie. Niemand weet meer wie het spreadsheet heeft gemaakt en met welk doel. Wie ze heeft aangepast en met welke reden. Er is geen sprake meer van een en dezelfde waarheid.

Verkeerd gebruik van spreadsheets veroorzaakt grote financiële rapportagefouten. Die zijn op hun beurt verantwoordelijk voor grote verliezen in het bedrijfsleven. Dit stelt Arne Ter Laak, risico-specialist bij Protiviti. Organisaties gebruiken de zogenaamde spreadsheets voor allerhande data-analyses tot aan het doorrekenen van complexe financiële modellen. Dit terwijl deze daar eigenlijk niet op toegerust zijn, zegt Ter Laak. Zo wordt niet alleen fraude gepleegd, maar ontstaan ook omvangrijke fouten in de bedrijfsrapportages van deze organisaties.

Universitair onderzoek wijst uit dat 65 procent van alle spreadsheets ten minste één grote fout bevat. In totaal troffen onderzoekers zelfs 281 fouten per 25 onderzochte spreadsheets aan.

Opvallende missers

• Allied Irish Bank: fraude met spreadsheets door een onbevoegde handelaar. Verlies van 700 miljoen dollar en een verlies van 30 procent van marktaandeel.
• Fannie Mae, bekend van de hypotheekschandalen in de VS: fout in gerapporteerde cijfers van meer dan 1 miljard dollar door een fout in een spreadsheet.
• Freddie Mac, bekend van de hypotheekschandalen in de VS: externe accountant rapporteert grote tekortkomingen in de interne beheersing mede als gevolg van grootschalig en ongecontroleerd spreadsheet gebruik.
• In ons eigen land is Waterschap Veluwe een bekende organisatie waarbij een fout in een spreadsheet heeft geleid tot grote financiële gevolgen. Het Waterschap heeft in 2009 2,7 miljoen euro moeten interen op de eigen reserves omdat het een te lage heffing heeft opgelegd aan eigenaren van woningen en bedrijfspanden. Dit was het gevolg van twee verwisselde cellen in een spreadsheet waardoor de aanslag zo’n vijf procent lager was uitgevallen.

Voorkom wildgroei van spreadsheets binnen het bedrijf. De schadepost door verkeerd gebruik van spreadsheets kan enorm zijn en dit terwijl het met een maatwerk programma dat voor doorsnee spreadsheets nog geen 500 euro kost kan worden voorkomen.